Z plikami w formacie PDF ma do czynienia każdy, ale większość użytkowników z powodzeniem posługuje się jedynie podstawowymi programami i nie ma potrzeby poszukiwania bardziej zaawansowanych rozwiązań. Jest jednak pewien punkt, za którym możliwości darmowych programów są już niewystarczające.
Regularne powtarzanie tych samych zadań
Na potrzeby użytkowników prywatnych, którzy przepisują na przykład kwoty rachunków z PDF-ów do arkusza kalkulacyjnego lub u których pojawia się co najwyżej kilka faktur w formacie PDF z powodzeniem mogą skorzystać z darmowych edytorów tego rodzaju dokumentów. Gdyby jednak plików było kilkaset albo byłyby one po prostu bardziej złożone, to większość takich rozwiązań po prostu sobie z tym nie poradzi. W dobrych sklepach z oprogramowaniem w kategorii „PDF editor” można znaleźć narzędzia umożliwiające wykonywanie różnorodnych zadań na dokumentach z rozszerzeniem .pdf. Do regularnego powtarzania tych samych zadań często nie są potrzebne skomplikowane programy, jednak potrafią one ułatwić pracę i pozwalają zaoszczędzić czas. Prawdziwe kombajny do edycji PDF są w stanie zautomatyzować cykliczne działania, wybiórczo kopiować dane lub dzięki technologii OCR przetwarzać je przed wklejeniem w nowe miejsce.
PDF-y stworzone w różny sposób
Z PDF-em, który powstał jako eksport edytowalnego dokumentu Worda, poradzi sobie spora część darmowych programów i to nawet jeśli chodzi o relatywnie skomplikowane zadania. Wyzwaniem będzie praca na dokumentach innych typów – często już prosty arkusz kalkulacyjny może pokonać darmowy program, który nie jest w stanie prawidłowo zinterpretować skopiowanej treści tabel, a co dopiero mówić, kiedy w grę wchodzą dokumenty zdigitalizowane.
I wcale nie chodzi tylko o te, które były pisane ręcznie, a teraz trzeba opracować PDF-y będące w istocie pochodną ich fotografii lub skanu. Kłopotliwe są też zdigitalizowane wydruki, które nie zawsze ściśle odpowiadają formatem wyglądowi oryginału. Tutaj już potrzeba naprawdę dobrego programu, żeby wyciągnąć dane z takich dokumentów i coś z nimi dalej zrobić.
Nie tylko otwieranie, ale zarządzanie
Podstawowe programy, nawet jeśli przyjąć, że dobrze radzą sobie z pracą na dokumentach w formacie PDF, często w ogóle nie mają funkcji pozwalających na archiwizację lub jakiekolwiek katalogowanie dokumentów. Znów – przy kilku dokumentach miesięcznie można ten problem obejść, ale jeśli chodzi o obsługę firm, w których takich dokumentów mogą być dosłownie setki lub tysiące w każdym miesiącu, to możliwość katalogowania plików w ramach dodatkowej biblioteki w programie, w którym się z nimi pracuje, może być na wagę złota.
Czy są inne ograniczenia darmowych programów do PDF-ów? Oczywiście, jednak te trzy: skala, różnorodność i możliwość zarządzania, stanowią zwykle ten punkt, w którym dochodzi się do granicy możliwości podstawowego oprogramowania.
